Das Logo von Trello - Das Projektmanagement Tool

Noch ein Tool zum Projektmanagement? Am Anfang war ich sehr skeptisch: Soll ich meinen Mitarbeitern ein weiteres Tool an die Hand geben? Bereits nach einer kurzen Probezeit waren wir alle von Trello überzeugt: Projektarbeit ohne Trello ? Das geht nicht mehr !

Trello ist anders

Schon beim ersten Start nach der Installation auf Smartphone, Tablet und PC wird klar, dass die neue App anders ist, als viele Programme zum Projektmanagement. Statt endloser Excel-Listen oder unübersichtlicher Gantt-Charts baut Trello auf Board, Karten und Listen. Natürlich werden alle Daten in einer Cloud gespeichert, sodass sie überall und auf allen Endgeräten synchron zur Verfügung stehen. Das gesamte Projekt wird dabei auf einem Board abgebildet – es ist im Prinzip nicht anders als die digitale Version eines Whiteboards, auf dem die unterschiedlichen Karten und Notizen angebracht werden können. Die einzelnen Aufgaben, die für das Projekt notwendig sind, werden auf sogenannten Karten notiert. Unteraufgaben werden als Listen erfasst.

To do, doing, done !!!

An dieser Stelle wird nun der entscheidende Unterschied zu anderen Planungstools deutlich. Denn das Board kann in beliebig viele Spalten eingeteilt werden. Besonders bewährt hat sich dabei die schlichte Einteilung in »to do«, »doing« und »done«. Der verblüffend einfache Trick besteht nun darin, dass die Karten mit den einzelnen Aufgaben zunächst in der Spalte »to do« abgelegt werden. Jeder Mitarbeiter, der am Projekt beteiligt ist, erkennt den Stand des gesamten Projektes, sieht sofort, welche Aufgaben erledigt werden müssen und kann sich dieser Aufgaben gezielt annehmen. Dazu wählt er eine Aufgabe, markiert die Karte mit seinen Namen und verschiebt sie in die Spalte »doing«. Die anderen Mitarbeiter sind sofort im Bilde, dass wer sich nun dieser Aufgabe angenommen hat.

Trello - Das kostenlose Projektmanagement Tool

Viele Features

Obwohl es Trello auch in einer kostenpflichtigen Variante gibt, enthält die kostenlose Version sehr viele Features, die für kleine bis mittelgroße Arbeitsgruppen völlig ausreichen. So können mehrere Boards zur gleichzeitigen Bearbeitung von mehreren Projekten angelegt werden. Die Karten lassen sich mit Labels versehen, sodass die einzelnen Aufgaben eine Rangordnung erhalten können, beispielsweise »must have« und »nice to have«. Mit Listen lassen sich unterschiedlichste Formen von Unteraufgaben bilden.

 

Vor- und Nachteile der Flexibilität

Die große Flexibilität führte in der ersten Zeit nach der Einführung bei uns im Unternehmen zu kontroversen Diskussion. Denn Trello gibt anders als herkömmliche Planungsprogramme keine feste Struktur vor. Dadurch ließ es sich tatsächlich sehr gut an die Geschäftsprozesse bei unseren Projekten anpassen, doch immer wieder musste dabei über die Frage diskutiert werden, wie das geschehen sollte. Was einem Mitarbeiter klar und eindeutig erschien, führte für andere in die Irre. Auf diese Weise haben wir die Vor- und Nachteile der Flexibilität kennengelernt – der größte Vorteil war es vielleicht, dass wir dabei auch unsere gewohnten Geschäftsprozesse verbessern konnten. Trello sei Dank.